Privatlivspolitik

Personoplysninger er information, der kan identificere dig direkte eller indirekte. Det kan fx være navn, e-mail, telefon, IP-adresse, købshistorik, deltagelse på hold, video/foto hvor du kan genkendes, mv.

Politikken gælder for alle vores brands/ydelser, når Hot Yoga Copenhagen ApS er dataansvarlig — herunder hotyogacph.dk samt vores underbrands (Hot Yoga Copenhagen, Vibro Yoga, Namaste Studios og Namaste Online).

Hvis en tredjepart (fx en ekstern samarbejdspartner) er dataansvarlig for en konkret aktivitet, vil du blive informeret særskilt.

A) Kontakt- og konto-oplysninger

• Navn, e-mail, telefon
• Adresse (hvis relevant for faktura/kontrakt)
• Login-/kontooplysninger (hvis du har adgang til en platform)

B) Køb og betaling

• Købshistorik, fakturaoplysninger, betalingsstatus, rateaftaler og gebyrer
• Vi modtager normalt ikke dine fulde kortoplysninger — de håndteres af betalingsudbyder

C) Deltagelse, uddannelse og certificering

• Tilmeldinger, fremmøde, klasse-/workshopdeltagelse
• Uddannelsesprogression, opgaver, feedback, certifikat-status
• Oplysninger der er nødvendige for at udstede certifikater og dokumentation (inkl. evt. Yoga Alliance-relateret dokumentation)

D) Kommunikation

• E-mails, beskeder, formularindsendelser og kundeservicehistorik
• Marketing-tilvalg/fravalg (nyhedsbrev, kampagner)

E) Foto, video og lyd (hvis relevant)

• Optagelser fra undervisning, events og Namaste Online (se afsnit 5)
• Fotoproduktion (Yoga Photography): billeder, leverancer og evt. udvalgs-/godkendelsesflow

F) Tekniske data (website)

• IP-adresse, device/browser, sessions, fejllogs
• Cookies og lignende teknologier (se afsnit 10)

Helbredsoplysninger: Vi beder som udgangspunkt ikke om helbredsdata. Hvis du frivilligt deler oplysninger om skader/graviditet/helbred for at få sikre tilpasninger i undervisning, behandler vi det kun i det omfang, det er nødvendigt og med passende beskyttelse.

Scanning af gavekortets QR-kode eller stregkode starter kun, når du vælger Scan og giver adgang til kameraet. Billeder afkodes på din enhed. Scanneren uploader eller gemmer ikke kamerabilleder og optager ikke lyd. Kameraet stopper, når du lukker eller forlader scanneren. Scanningen udfylder kun kodefeltet. At kontrollere eller indløse gavekortet er en særskilt handling, som sender koden til vores eksisterende gavekorttjeneste hos Booking Bible. Du kan også skrive eller indsætte koden uden at bruge kameraet.

Vi behandler typisk data til disse formål

• At levere ydelser (klasser, kurser, YTT, mentorship, digitale produkter) — grundlag: aftale/kontrakt.
• Administration (bookinger, fremmøde, programflow, certificering, support) — grundlag: aftale og legitim interesse.
• Betaling, fakturering og regnskab — grundlag: aftale og retlig forpligtelse.
• Kommunikation (praktisk info, ændringer, servicebeskeder) — grundlag: aftale/legitim interesse.
• Marketing (nyhedsbrev, tilbud) — grundlag: samtykke eller legitim interesse hvor lovligt, altid med nem afmelding.
• Sikkerhed og forebyggelse af misbrug — grundlag: legitim interesse.
• Forbedring af ydelser (kvalitet, feedback, statistik) — grundlag: legitim interesse og/eller samtykke afhængigt af metode.
• Rekruttering (Careers) — grundlag: legitim interesse og/eller samtykke (se også afsnit 8 om retention).

Samtykke kan trækkes tilbage: Hvis behandlingen bygger på samtykke (fx marketing), kan du til enhver tid trække samtykket tilbage. Det påvirker ikke lovligheden af tidligere behandling.

Standard: I vores miljø kan der forekomme foto/video/lydoptagelser i forbindelse med undervisning, uddannelse og events. Det betyder, at du kan være synlig eller hørbar på materiale.

Hvorfor optager vi?

• Undervisning og udvikling af uddannelsesmateriale
• Dokumentation og kvalitetssikring
• Markedsføring og salg af fremtidige uddannelser/kurser

Namaste Online (live-only)

• Namaste Online er live-streaming, og deltagere kan være synlige/hørbare i streamen.
• Du må ikke optage, kopiere, re-uploade eller redistribuere vores stream eller undervisningsmateriale.

Hvis du ikke ønsker at være med

• Giv besked tidligt: Skriv til info@hotyogacph.dk (gerne ≥ 24 timer før).
• Vi forsøger at tilpasse: Placering "kamera-fri" / justering af vinkler.
• Begrænsning: Ved gruppeaktiviteter kan vi ikke altid garantere fuld udelukkelse fra alle vinkler.

Yoga Photography: Vi leverer typisk 15–20 højopløselige, redigerede billeder. Levering kan tage op til 30 dage. Betaling sker før leverance. Brugsret følger den konkrete aftale (typisk personlig, business og kommerciel online brug), og kreditering kan være en del af aftalen.

Vi deler kun data, når det er nødvendigt for at levere vores ydelser, opfylde lovkrav eller beskytte vores legitime interesser. Når vi bruger databehandlere, sikrer vi passende aftaler, hvor det kræves.

Vores typiske systemer og leverandører

• Booking og medlemskab: Booking Bible.
• Online betaling: Stripe.
• Fakturering og økonomi: e-conomic.
• Fysisk betaling: Zettle.
• Website og formularer: Vercel og Resend.
• E-mail: Google Workspace/Gmail.
• Analyse: Google Analytics, kun efter samtykke.
• Marketingmåling: Meta Pixel, kun efter samtykke.

Vi sælger ikke personoplysninger. Du kan bede os om en aktuel liste over væsentlige databehandlere.

Nogle leverandører (fx tech- og analytics-udbydere) kan have drift eller underleverandører uden for EU/EØS. Hvis vi overfører personoplysninger uden for EU/EØS, sikrer vi et lovligt overførselsgrundlag og passende sikkerhedsforanstaltninger (typisk standardkontrakter og supplerende tiltag hvor relevant).

Vi opbevarer personoplysninger så længe, det er nødvendigt for formålet, og sletter eller anonymiserer derefter — medmindre vi er forpligtet til at opbevare data længere (fx bogføring).

Typiske retention-perioder (rettes efter behov)

• Regnskab/faktura/betaling: typisk 5 år fra udgangen af regnskabsåret (lovkrav).
• Uddannelsesadministration: så længe det er nødvendigt for at administrere og dokumentere uddannelse/certificering.
• Kundeservice og dialog: typisk 12–24 måneder afhængigt af sagstype.
• Marketing-liste: indtil du afmelder, eller hvis vi ikke længere har et lovligt grundlag.
• Careers (ansøgere): typisk op til 6 måneder efter afsluttet rekruttering, medmindre længere opbevaring er aftalt.
• Optagelser: opbevares så længe, det er relevant for formålet (undervisning/produktion/marketing) og med passende adgangskontrol.

Bemærk: Vi kan ikke altid slette faktura-/regnskabsrelaterede data før lovpligtige perioder udløber.

Du har rettigheder efter GDPR. Afhængigt af situationen kan du anmode om:

• Indsigt i dine data
• Berigtigelse af forkerte data
• Sletning (hvor vi ikke har lovkrav/grundlag for opbevaring)
• Begrænsning af behandling
• Dataportabilitet (i relevante tilfælde)
• Indsigelse mod behandling baseret på legitim interesse
• Tilbagetrækning af samtykke (fx marketing)

Skriv til info@hotyogacph.dk med din anmodning. Af hensyn til sikkerhed kan vi bede om passende identifikation.

Nødvendige cookies understøtter sikkerhed, login, booking og betaling. Med dit samtykke bruger vi Google Analytics til statistik og Meta Pixel til annoncemåling og målgrupper.

Analyse- og marketingteknologier indlæses først, når du accepterer den relevante kategori. Du kan ændre eller trække dit valg tilbage via knappen Cookieindstillinger. Ved tilbagetrækning sletter vi de målecookies, som sitet kan fjerne direkte.

Vi beskytter dine data med passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger. Det inkluderer bl.a. adgangskontrol, begrænsning af adgang til "need-to-know", opdatering af systemer og sikker håndtering af data hos leverandører.

Ingen systemer er 100% sikre, men vi arbejder seriøst og professionelt med datasikkerhed.

Kontakt os

info@hotyogacph.dk

+45 53 88 12 09

Torvegade 66, 1400 København K, Danmark

Klage

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, vil vi gerne forsøge at løse det først. Du har også ret til at klage til Datatilsynet.

Ændringer

Vi kan opdatere denne privatlivspolitik ved behov (fx ændringer i leverandører eller lovgivning). Den seneste version ligger altid på vores website.